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VOLET N°1 Entreprises : préparez-vous à la dématérialisation des procédures marchés publics

Le 1er octobre 2018 sera une échéance importante pour la dématérialisation des procédures marchés publics. En effet, sauf à de rares exceptions, toutes les procédures de passation seront effectuées par voie électronique.
Entreprises : préparez-vous à la dématérialisation des procédures marchés publics
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Bien comprendre la dématérialisation… La dématérialisation c'est quoi ?

La dématérialisation sert à gérer de manière électronique les échanges d'informations et de documents entre les candidats et l'acheteur.

Ainsi, à compter du 1er octobre 2018, les entreprises devront transmettre à l'acheteur par voie électronique leurs questions en cours de consultation, leur candidature et leur offre et échanger en cours de passation (négociation…). Toutefois, la vigilance est de mise, certains acheteurs n'ont pas attendu cette échéance pour imposer la dématérialisation totale de leurs procédures. Les candidats aux marchés publics ont tout à y gagner : gain de temps et d'argent pour échanger de façon plus efficace et en toute sécurité avec les administrations.

Cependant, il existe des exceptions à la dématérialisation totale des procédures au regard de l'article 41 du décret 2016-360 relatif aux marchés public. Il s'agit notamment des consultations qui exigent la remise d'échantillons qui ne peuvent être transmis par voie électronique ou encore des marchés négociés sans publicité ni mise en concurrence dont l'estimation du besoin est inférieure aux seuils de procédure formalisée.

L'outil de la dématérialisation : le profil acheteur… La dématérialisation c'est où ?

Le profil acheteur est l'outil de la dématérialisation qui permet aux entreprises de consulter les avis de marché, de télécharger les documents de la consultation, de déposer leur candidature et leur offre et d'échanger avec l'acheteur en toute sécurité. Il leur permettra également de recevoir une information permanente sur les nouveaux marchés et sur les modifications apportées à ces derniers grâce aux alertes électroniques.

Ainsi, le profil acheteur est un site, généralement appelé « plateforme de dématérialisation », voir « salle des marchés » accessible en ligne via un réseau internet.

Il n'existe pas un seul profil acheteur : chaque administration choisit la plateforme sur laquelle elle souhaite publier ses marchés. L'adresse internet est toujours indiquée dans l'avis de marché ou les documents de la consultation.

Les entreprises sont donc invitées à identifier dès à présent les différentes plateformes utilisées par les acheteurs, s'y créer un compte utilisateur et se familiariser à l'utilisation de celles-ci. A noter que la plupart des profils permettent de vérifier si les prérequis techniques sont bien remplis.

Se doter d'un certificat de signature électronique

Afin de se préparer à répondre électroniquement aux marchés publics, les entreprises doivent d'ores et déjà se doter d'un certificat de signature électronique. C'est l'équivalent numérique de la signature manuscrite. Il est à noter que la remise d'un document signé manuscritement et scanné ne remplacera pas le certificat de signature et n'a aucune valeur juridique.

Le certificat électronique permet à la fois d'identifier le signataire de façon nominative, de garantir l'intégrité du document et d'engager le signataire. Il vous sera demandé au plus tard lors de l'attribution du marché, afin de signer l'acte d'engagement.

Il convient d'identifier nominativement au sein de l'entreprise les personnes pour lesquelles il convient d'acquérir un certificat.

Les entreprises doivent être vigilantes sur le choix du certificat de signature. Il en existe de plusieurs sortes et seuls ceux d'un niveau de sécurité 3 ou 4 peuvent être utilisés pour répondre à un marché public. La liste des prestataires de confiance qualifiés est publiée par l'Agence nationale de sécurité des systèmes d'information (ANSSI).

En pratique, le certificat de signature est souvent contenu sur une carte à puces ou sur une clé USB. Les délais d'obtention varient en fonction des prestataires (de 48 heures à un mois).

Préparez-vous bien et retrouvons nous le mois prochain pour simplifier vos candidatures.

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