Pourquoi répondre par voie dématérialisée et comment remettre son offre ?
La réglementation sur les marchés publics impose aux acheteurs et aux entreprises la dématérialisation totale des procédures marchés à compter de 1er octobre 2018 sauf quelques exceptions. Ainsi, les entreprises devront échanger et transmettre par voie électronique leur candidature et leur offre à l'acheteur.
Une remise par voie papier après le 1er octobre conduira au rejet de l'offre pour irrégularité par l'acheteur, sans même avoir été ouverte.
Le profil acheteur est l'outil appelé « plateforme de dématérialisation » ou encore « salle des marchés ». Le profil acheteur permet aux entreprises de consulter les avis de marché, de télécharger les documents de consultation, de déposer leur candidature et leur offre et d'échanger avec l'acheteur en toute sécurité.
Attention, il n'existe pas un seul profil acheteur, chaque administration fait le choix de sa plateforme de dématérialisation sur laquelle elle souhaite publier ses consultations. L'adresse internet figure toujours dans l'avis de marché ou dans les documents de consultation.
Comment signer électroniquement ?
Les entreprises doivent se doter d'un certificat de signature électronique. C'est l'équivalent numérique de la signature manuscrite. Il permet à la fois d'identifier le signataire de façon nominative, de garantir l'intégrité du document et d'engager le signataire.
Une fois le certificat électronique obtenu, l'entreprise doit également utiliser un logiciel de signature afin de rattacher ledit certificat à chaque pièce qu'il convient de signer.
Seul le règlement de la consultation permettra de déterminer, pour chaque marché, si la signature est requise au moment du dépôt et, le cas échéant, quelles pièces doivent être signées.
Le choix de l'outil de signature à utiliser est à la discrétion de chaque candidat. Ils ont la possibilité d'utiliser l'outil de signature intégré par la plupart des plateformes de dématérialisation ou utiliser un logiciel dédié.
Comment simplifier la candidature ?
Afin d'éviter de remettre systématiquement les mêmes éléments de candidature, il est possible d'utiliser un coffre-fort électronique qui mettra à disposition gratuitement aux différents acheteurs des documents valables pour l'ensemble de leurs réponses. La seule information à communiquer aux administrations se trouve être les modalités d'accès à ce coffre-fort.
Il sera également possible pour les candidats, à compter du 1er octobre 2018, pour les marchés à procédures formalisées, de ne plus joindre les documents justificatifs de la candidature transmis à l'acheteur dans une précédente consultation, pour autant que lesdits documents soient toujours en cours de validité.
De plus, le document unique de marché européen (DUME) permet aux entreprises, dans n'importe quel état membre de l'Union européenne, d'attester de leur situation administrative et de leurs capacités financières et professionnelles, à la place des formulaires DC1 et DC2. Grâce à leur seul numéro SIRET, l'entreprise sera dispensée de renseigner certaines rubriques du DUME qui seront remplies automatiquement, comme le dispositif actuel « marché public simplifié » (MPS).
Transmettre son offre en toute sécurité et prévenir tout dysfonctionnement
Le profil acheteur garantie la confidentialité des candidatures et des offres jusqu'à l'ouverture des plis électroniques par l'acheteur après la date et l'heure limites de remise des offres.
Le candidat peut également transmettre une copie de son offre sur un support physique (CD-ROM, clé USB, support papier) pour parer à toute éventualité de dysfonctionnement. Elle viendra en effet remplacer l'offre principale notamment lorsque cette dernière contient un virus et ne peut donc être ouverte par l'acheteur public. Cette « copie de sauvegarde » doit être transmise dans les mêmes conditions de délai et être l'exacte copie de l'offre principale, faute de quoi elle sera rejetée.
