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Volet n°3 Entreprises : lancez-vous dans la réponse électronique

le - - Economie

Entreprises : lancez-vous dans la réponse électronique
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Une fois dotées d'un certificat de signature électronique, les entreprises ne doivent pas craindre de se lancer sans tarder dans la réponse électronique. Un unique objectif : être prêt, sans stress ni inquiétude, pour l'échéance du 1er octobre 2018.

Un poste de travail adapté

Le règlement de consultation ou l'avis de publicité dresse la liste des éléments attendus par l'acheteur lors du dépôt des plis par les candidats.

Le pli doit être au préalable préparé dans un même dossier et chaque pièce doit porter une dénomination claire et limpide pour l'acheteur.

L'entreprise doit toujours veiller à ce que l'acheteur public n'ait pas exigé des formats de fichiers particuliers.

Astuce : éviter l'enregistrement du pli sur un réseau intranet et préférer, lors de la remise, un emplacement local sur le bureau de l'ordinateur. Cela permettra d'accélérer le transfert du pli et son cryptage sur la plateforme de dématérialisation.

Sans attendre la date limite de remise de l'offre, il est vivement recommandé de faire un test de configuration du poste de travail sur la plateforme utilisé par l'acheteur. Il est également conseillé d'utiliser les consultations de test mises à disposition par les plateformes afin de se familiariser avec l'outil de dépôt électronique.

Une signature électronique valide

Depuis 2016, le nouveau décret relatif aux marchés publics a supprimé toutes exigences de signature de l'acte d'engagement lors du dépôt du pli. La réglementation ne pose ainsi qu'une seule obligation : signer le marché au moment de l'attribution.

Toutefois, les entreprises doivent rester vigilantes car beaucoup d'acheteurs continuent d'exiger la signature de l'acte d'engagement dès la remise de l'offre. Seul le règlement de la consultation permettra de déterminer si la signature est requise au moment du dépôt et, le cas échéant, quelles pièces doivent être signées.

Pour signer électroniquement un document, outre l'acquisition d'un certificat électronique, il convient d'utiliser une application logicielle dédiée. La plupart des plateformes de dématérialisation proposent un outil de signature intégré mais l'entreprise candidate peut également choisir d'utiliser un logiciel spécialisé.

Deux points de vigilance doivent rester à l'esprit pour garantir la validité de la signature d'une offre électronique :

  • la signature électronique ne doit jamais être apposée sur un fichier compressé (.zip) ;
  • une signature manuscrite scannée n'a pas de valeur juridique.

Une offre remise dans les délais requis

Toutes les pièces doivent être transmises avant la date et l'heure limites fixées par l'acheteur public. Si la transmission est commencée avant l'heure limite, et se termine après, l'offre sera considérée comme hors délai. Les profils d'acheteurs ne limitent généralement pas la taille des documents déposés. Néanmoins, plus les fichiers sont lourds et plus l'envoi prend du temps, notamment au regard du débit de connexion.

Après le dépôt d'un pli, le candidat a toujours la possibilité d'en modifier le contenu. En effet, la remise d'offres successives est autorisée sans limite tant que la date et l'heure limites ne sont pas dépassées. Il est cependant toujours nécessaire de remettre un pli complet car l'administration est tenue de n'ouvrir que le dernier pli déposé par un même candidat.

Une copie de sauvegarde pour sécuriser la remise de l'offre

La réponse par voie électronique peut s'accompagner d'une remise sur support physique (CD-ROM, clé USB, papier) pour parer à toute éventualité de dysfonctionnement. Elle viendra en effet remplacer l'offre principale lorsque cette dernière ne peut donc être ouverte par l'acheteur public. Cette « copie de sauvegarde » doit être transmise dans les mêmes conditions de délai et être l'exacte copie de l'offre principale, faute de quoi elle sera rejetée.

Retrouvons-nous le mois prochain pour le Volet n°4 : Entreprises : les points clés à retenir pour une dématérialisation réussie

Relire les volets précédents :

Entreprises : préparez-vous à la dématérialisation des procédures marchés publics

Entreprises : osez la simplification de la candidature




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