Dématérialisation totale des marchés publics : trois conseils pour réussir

Depuis le 1er octobre, la réponse aux marchés publics se fait exclusivement par voie électronique. Voici quelques conseils donnés par trois spécialistes des marchés publics, lors d'un petit-déjeuner organisé par la Confédération des petites et moyennes entreprises des Bouches-du-Rhône (CPME 13). Ils vous permettront de réussir ce passage et ne pas passer à côté de vos marchés.

G. Majolet - La matinale de la CPME était organisée à La Coque, à Marseille.

Le profil acheteur : une plateforme à maîtriser

Le profil acheteur est une plateforme conçue pour effectuer en ligne l'ensemble des actions relevant des procédures de marchés publics. Elle garantit la sécurité et l'intégralité des échanges par horodatage et permet une traçabilité des échanges. « Le profil acheteur vous permet de savoir exactement quand a été enregistré votre dossier et de ne pas perdre de pièce », souligne Jean-Paul Roustan, directeur de Public Sourcing.

Conseil : « Il ne faut pas attendre la dernière minute pour se connecter et télécharger les pièces de son dossier », conseille Jean-Paul Roustan. Attention aussi, certaines plateformes « bloquent » avec des ordinateurs Mac ou certains navigateurs web. « Il faut s'assurer que votre ordinateur peut bien dialoguer avec celui de l'acheteur. Il y a un espace de test pour cela », explique le directeur de Public Sourcing. « Attention aussi aux mots clefs quand vous créez vos alertes. Sinon, trop d'alertes vont remonter. »

Les échanges dématérialisés entre acheteur et entreprises

« Depuis le 1^er octobre, vous n'avez plus le droit d'appeler ou d'envoyer des mails pour échanger avec l'acheteur. Il faut vous le représenter comme une application. Le seul canal de communication, c'est le profil acheteur », prévient Frédéri Michel, responsable des marchés chez Unicil, une Entreprise sociale de l'habitat (bailleur social qui gère autour de 35 000 logements). Cela permet d'avoir une traçabilité, avec un « avantage énorme, puisque les échanges ne se perdent pas et sont tracés ».

Conseil : « Le bon achat, c'est celui où l'acheteur se projette déjà dans l'exécution. Il est donc important de bien soigner son dossier et les réponses », conseille Frédéri Michel.

La signature électronique : un outil personnel

La signature électronique n'est pas encore obligatoire. Elle le sera à partir de 2020, mais « certains acheteurs la demandent déjà », précise Me Sylvain Pontier, du cabinet Abeille & associés avocats. « Elle est l'équivalent de la signature manuscrite au sens du Code civil, ce qui permet de garantir mon identité et l'intégrité de mon document. Une fois signé, ce dernier ne pourra plus être modifié. » Concrètement, elle se présente sous la forme d'une clef USB, voire d'une carte à puce, et est valable de un à trois ans pour un prix compris entre 80 à 300 euros. Pour en obtenir une, il faut de 48 heures à un mois. Une clef ne se prête pas.

Conseil : « Il ne faut pas la tester au dernier moment, afin de s'assurer qu'elle marche correctement et que le site de l'acheteur l'accepte bien », conseille Sylvain Pontier.

En conclusion, la dématérialisation n'apporte pas plus de complexité à la démarche. Il y a un temps d'adaptation à avoir, mais ensuite cela simplifie la démarche et surtout la sécurise.

Chiffres

La commande publique c'est :

10 % du PIB (Produit intérieur brut) en France

200 milliards d'euros de chiffre d'affaires en 2014

Ces conseils sont issus de la réunion organisée par la CPME 13, le 27 septembre à La Coque, avec le cabinet Abeille & associés, Allô marchés publics, le groupe Unicil et avec le soutien de nos titres : Les Nouvelles Publications et TPBM.
Intervenants : Jean-Paul Roustan, directeur de Public Sourcing, Frédéri Michel, responsable des marchés chez Unicil, et de Me Sylvain Pontier, avocat spécialiste en droit public (Abeille & associés avocats).